Kortenberg investeert in klantenbegeleidingssysteem

Een klantenbegeleidingssysteem is een ticketingsysteem dat de ‘klanten’ – in dit geval de inwoners van de gemeente – op het gemeentehuis begeleidt naar de juiste dienst, de juiste balie en het juiste loket.

In een dergelijk systeem worden producten en diensten ingevoerd op basis van de IPDC (interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus) van de Vlaamse overheid).  Deze worden dan gekoppeld aan een dienst, en dus aan een themabalie waarnaar bezoekers kunnen worden doorverwezen.

Met een klantenbegeleidingssysteem verliezen bezoekers minder tijd met het zoeken naar de precieze plaats waar ze terecht kunnen met een concrete vraag. Omdat de ticketaanvragen gelogd worden, kan door middel van rapportages ook inzicht worden geboden in de klantbehoeften en de gemeentelijke prestaties, waardoor de dienstverlening verder kan worden verbeterd.

Het ticketingsysteem werkt op twee manieren:

·        Ofwel halen bezoekers een ticketje met volgnummer aan de snelbalie – het personeel geeft het product/de producten in waarvoor een persoon naar het gemeentehuis komt, en in functie van het product wordt een bepaald loket toegewezen.

·        Ofwel kunnen bezoekers zelf een ticketje afprinten aan de touch screen zuil in de inkomhal.

Ter hoogte van de balie in kwestie worden de volgnummers van de bezoekers dan zichtbaar gemaakt op een beeldscherm.

Kortenberg kiest bewust voor een dergelijk gemengd systeem, met het afleveren van tickets aan de touch screen zuil voor wie zich daar comfortabel bij voelt, maar ook aan de onthaal- en snelbalie voor mensen die meer informatie nodig hebben of die niet vertrouwd zijn met informatica. De ervaring bij andere gemeentebesturen (bijv. in Aalst, en ook in Zaventem en in Mechelen, waar er met een gemengd systeem wordt gewerkt) leert immers dat sommige bezoekers een probleem hebben met het gebruik van een ticketzuil.

Het systeem zal in werking treden op het ogenblik dat de onthaal- en snelbalie en de themabalies in gebruik worden genomen.  Dat gebeurt in de loop van 2017.

Prijsindicatie klantenbegeleidingssysteem

	basissysteem + 3 schermen + zuil + ticketprintertjes
Soft- en hardware	24.981
Installatie en implementatie	7.283
TOTAAL EENMALIGE KOST	32.264
Service software	2.571
TOTAAL JAARLIJKSE KOST	2.571